La Inspección General de Justicia permitirá llevar los detalles analíticos o inventarios de la composición de los rubros activos y pasivos, correspondientes al estado de situación patrimonial, en un Registro Auxiliar de Inventario en forma computarizada.

La medida se dio a conocer mediante resolución 8/2012 de la IGJ, publicada en el Boletín Oficial de hoy.

De acuerdo al Art. 61 de la Ley de Sociedades Comerciales (Nº 19.550), los libros de comercio pueden llevarse mediante sistemas computarizados, con previa autorización del Registro Público correspondiente, salvo el de Inventarios y Balances.

Sin embargo, como se destaca en los considerandos de la nueva resolución, con la presente medida "no se propicia la sustitución del Libro de Inventario y Balances, descartado por disposición expresa en el artículo 61 de la Ley 19.550, sino la reglamentación para llevar el registro de algunos rubros del inventario en sistemas de ordenadores o mecánicos, conservando el Libro de Inventario y Balances".

Luego continúa diciendo que "la existencia de un medio informático, mecánico o similar para llevar algunos rubros del inventario no desvirtuaría la excepción que contiene el artículo 61 de la Ley 19.550, siendo complementario del Libro de Inventario que se llevaría de manera manual o copiativa, el cual seguiría llevándose sin cambios y sin contrariar el espíritu de la excepción receptada en la normativa vigente".

"La transcripción de los resúmenes del rubro inventario en el Libro cumplen [el] principio de suficiencia e integridad que recepta la ciencia contable, debido a que la totalidad de los rubros del inventario estarían volcados al libro y la información detallada se podría complementar con la registrada en el ordenador, medio mecánico o magnético".

Autorización para utilizar medios computarizados

A partir de hoy, las sociedades que tengan un sistema de registración contable computarizado, mediante el cual la composición detallada de un rubro del inventario sea llevada en un registro auxiliar analítico, podrá solicitar la correspondiente autorización a la IGJ, la que deberá tramitarse cumpliendo los requisitos establecidos por la reglamentación vigente (Resolución 7/2005) en relación con los registros contables que utilicen ordenadores, medios mecánicos u otros.

En consecuencia, se deberá presentar:

1. Primer testimonio de escritura pública o instrumento privado original, conteniendo la transcripción de la resolución del órgano de administración de la sociedad, de solicitar la correspondiente autorización.
2. Las siguientes piezas firmadas por el representante legal o apoderado con facultades suficientes y por contador público independiente, conteniendo:
   1. La exposición amplia y precisa del sistema de registración contable a utilizar, indicando los propósitos de la modificación propuesta; si se trata de la modificación o sustitución de un sistema anterior, deberán explicarse los motivos y las diferencias con el mismo.
      Debe incluirse la denominación exacta de los registros que se llevarán mediante el sistema y la de los libros que se reemplazan.
   2. Flujograma exponiendo el circuito administrativo–contable de los registros a autorizar;
   3. Demostración técnica del grado de inalterabilidad de las registraciones a efectuar mediante el sistema propuesto;
   4. El sistema y periodicidad en la numeración de los registros;
   5. La nómina de los libros y registros contables autorizados a la fecha de la presentación, indicando sus datos y fecha de rúbrica o autorización y la fecha y folio de la última registración practicada;
   6. Modelos en blanco por duplicado y uno ejemplificativo;
   7. Plan de cuentas.
3. Dictamen de precalificación de contador público.

Contenido del libro de Inventario y Balances

De acuerdo a la reglamentación vigente (Res. 7/2005), el libro de Inventarios y Balances debe contener la siguiente información:

1. Los estados contables practicados, con la firma del representante legal del ente y –a efectos de su identificación con sus respectivos informes– con la del representante del órgano de fiscalización, de corresponder y la del contador dictaminante;
2. Los detalles analíticos o inventarios de la composición de los rubros activos y pasivos correspondientes al estado de situación patrimonial emitido, sea a la fecha de cierre del ejercicio, o a otras fechas que determinen normas especiales, o que resulten de resoluciones sociales (de acuerdo a la modificación, el respectivo detalle puede llevarse mediante registros auxiliares y computarizados siempre que se transcriban los rubros correspondientes y se haga referencia al respectivo registro auxiliar);
3. Los informes que sobre los estados contables hubieran emitido el órgano de fiscalización y el contador público dictaminante, firmados por los emisores;
4. El plan de cuentas utilizado por la entidad y el sistema de códigos de identificación de las cuentas que se utilicen, firmados por el representante legal, el órgano de fiscalización en su caso y el contador dictaminante. Con las mismas firmas, deben también transcribirse el agregado o reemplazo de cuentas o la constancia de su eliminación y a continuación el plan de cuentas completo que de ello resulte.
5. La descripción del sistema y el dictamen técnico sobre el mismo previstos por el artículo 61 de la Ley Nº 19.550, una vez obtenida aprobación de la Inspección General de justicia o que la misma deba tenerse por acordada conforme a la citada norma legal.

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